Upominek dla kontrahenta - reprezentacja czy reklama ?

Jednym ze sposobów przypomnienia kontrahentom o firmie jest wręczenie im prezentu, z logo naszej firmy lub bez niego. Działanie takie, aby mogło stanowić dla przedsiębiorstwa koszt uzyskania przychodu, powinno spełniać kilka warunków.

Po pierwsze, należy wyraźnie zdefiniować sposób, w jaki taka czynność ma się odbywać. To co dla podatnika może być uważane za reklamę, dla organu podatkowego może zostać uznane za reprezentację. Do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można takie wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu lub zachowania jego źródła, lecz mimo to w ustawie o PIT oraz CIT zostały wymienione takie działania, które mając na celu spełnienie tych założeń nie mogą zostać zaliczone do kosztów. Na liście tej znajduje się m.in. reprezentacja - działanie firmy, mające na celu wywołanie dobrego wrażenia czy utrwalenie właściwego wizerunku firmy, które zwraca uwagę swą wystawnością, okazałością. Przede wszystkim za reprezentację uważa się koszty poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Na stanowisku takim pozostają organy podatkowe, gdzie interpretują jedną z przytoczonych kwestii w ten sposób: " W świetle powyższego, poniesione przez Wnioskodawcę wydatki na zakup prezentów przekazywanych wybranym kontrahentom podczas dwustronnych spotkań, stanowią wydatki o charakterze reprezentacyjnym i na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów. Bez wpływu na powyższe pozostaje okoliczność, iż niektóre z prezentów przekazywanych wybranym kontrahentom zawierają logo Spółki." 

Jednak  wręczanie podarunków kontrahentom może zostać uznane również jako reklama, której definicja jest następująca:  reklamą jest "działanie polegające na zachęcaniu potencjalnych klientów do zakupu określonych towarów i usług". (definicja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 10 lutego 2010 r., nr IPPB5/423-771/09-4/J). Koszty poniesione na reklamę są całkowicie odmiennie traktowane z punktu widzenia podatkowego:  przedsiębiorstwo nie ma ograniczeń co do możliwości zaliczania kosztów reklamy jako kosztów uzyskania przychodu. 

Czy jest jednak jednorazowy limit, powyżej którego wydatki na reklamę stają się reprezentacją?  Okazuje się, że nie. Z punktu widzenia możliwości zaliczenia wydatku reklamowego w koszty nie liczy się kwota jednorazowego prezentu dla konkretnego kontrahenta, a charakter tego podarunku. Przede wszystkim organy podatkowe stoją na stanowisku, że jeśli wydatek ma zostać uznany jako koszt reklamy, to powinien być oferowany każdemu potencjalnemu i obecnemu klientowi w tej samej wartości, niezależnie od roli jaką klient odgrywa dla naszej firmy. Ponadto, powszechnie sądzi się, że wydatek reklamowy powinien być opatrzony logo firmy, jej znakiem lub elementem pozwalającym rozpoznać go spośród innych przedmiotów. Tak więc, jeśli firmę stać na podarowanie kontrahentom droższych prezentów, w zakresie możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu nie powinno być problemu. Pojawiają się natomiast dwie odrębne kwestie związane z wydatkami na reklamę.  

Pierwszą z nich jest opodatkowanie nieodpłatnych świadczeń podatkiem od towarów i usług. Powszechnie uznaje się, że jeśli w momencie zakupu towaru podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku, to w momencie jego sprzedaży również powinno się ponieść obowiązek podatkowy ( wykazanie VAT należnego). Jednak w zakresie wydatków na reklamę, uwzględnić można w tym zakresie pewne odstępstwa.

Ustalony został limit zwolnienia opodatkowania podatkiem od towarów i usług tych przedmiotów, których wartość jednorazowa nie przekracza 10 zł lub w pewnych przypadkach 100 zł. A więc:

1) jeśli cena prezentu nie przekracza 10 zł - nie trzeba prowadzić ewidencji obdarowanych i nie trzeba płacić podatku należnego

2) jeśli chcemy wręczyć jednorazowo prezent o wartości większej niż 10 zł. - powinniśmy utworzyć ewidencję osób obdarowanych (szczegółowo wykazać, kto i w jakiej wartości otrzymał prezent) - wtedy też przedsiębiorcę obowiązuje limit roczny w stosunku do pojedynczego kontrahenta 100 zł. - którego przekroczenie bezwzględnie nakazuje do wykazania z tego tytułu podatku należnego od towarów i usług. 

Drugim limitem w stosunku do pojedynczego kontrahenta jest limit 200 zł. Prezenty dla osób fizycznych przekraczające tę kwotę zobowiązują nas do wypełnienia deklaracji PIT-8C, w której wpisywane są dane obdarowanego i wartość prezentu. Wartość ta jest doliczona do jego dochodu i opodatkowana. Inaczej jest w przypadku przekazania prezentu firmie, wówczas firma otrzymująca prezent dolicza jego wartość do swoich przychodów.