Refakturowanie mediów

Ubiegłoroczna nowelizacja ustawy o VAT, obowiązująca od 1 kwietnia 2011 roku, spowodowała spore zamieszanie odnośnie zasad refakturowania. W praktyce refakturą nazywa się dokument, za pomocą którego osoba zbywająca towar lub usługę dokumentuje transakcję przeniesienia kosztu pobocznego w całości na nabywcę własnego towaru lub usługi, bez doliczania marży lub innych kosztów w związku z tym świadczeniem pobocznym. Ogólne zasady dotyczące refakturowania nakazują stosowanie się do 5 reguł. Pierwszą z nich jest zasada refakturowania przez przedsiębiorstwo wyłącznie usług , co wyklucza możliwość refakturowania dostawy towarów. W przypadku, gdy dokonuje się dostawy towaru w ten sposób, że zostaje on wydany bezpośrednio docelowemu nabywcy (do rąk własnych), taka sprzedaż nie jest refakturowana, a jest traktowana przez każdy podmiot świadczący tą usługę jako sprzedaż kolejnemu podmiotowi. Zasada druga jest taka, że z refakturowanych usług nie korzysta podmiot - to znaczy dana usługa musi byc w całości świadczona na kontrahenta, któremu refaktura zostaje wystawiona. Nie może zaistnieć taka sytuacja, że podatnik refakturowane usługi wykorzystuje do prowadzonej przez siebie działalności. Zasada trzecia nie jest obowiązkiem wynikającym wprost z przepisów - jednak dobrze, gdy między podmiotami zawarta jest umowa o możliwości refakturowania przez podatnika usług w określonym zakresie. Zasada czwarta stanowi, że refakturowanie usług odbywa się po niezmienionej cenie, to znaczy bez doliczania marży - jednakże coraz częściej spotyka się indywidualne interpretacje podatkowe przyznające słusznośc refakturowania poniesionych kosztów oraz dodatkowo uwzględniające naliczoną przez przedsiębiorstwo marżę. Zasada piąta dotyczy stawki VAT na refakturze - powinna pozostać w takiej wysokości, jaka widniała na fakturze pierwotnej. Refaktura powinna zawierać te same wartości, co faktura pierwotna. W konsekwencji w każdym przypadku przy refakturowaniu należy stosować taką samą stawkę VAT, jaka widnieje w fakturze pierwotnej.

Wspomniana na wstępie nowelizacja ustawy o VAT spowodowała sporą zmianę, jeśli chodzi o stanowisko organów podatkowych w zakresie refakturowania mediów na najemców lokali. Zgodnie z regulacją każdy koszt związany z dostawą towarów lub świadczeniem usług powinie być włączony do podstawy opodatkowania. Chodzi przede wszystkim o to, że wartość świadczeń takich jak media wykazuje się jako usługę przynależną do świadczenia zasadniczego, a nie jako świadczenie oddzielne. Zgodnie z obowiązującym prawodawstwem, koszty eksploatacji lokalu przerzucane na wynajmującego stanowią nadal zobowiązania z tytułu szeroko rozumianej umowy najmu lokalu. A więc, gdy właściciel lokalu chciałby refakturowac na najemcę koszt zużycia wody, opodatkowany stawką 8%, to refaktura kosztów wody będzie opodatkowana stawką właściwą dla najmu lokalu, a więc na przykład 23%. Jest to więc wyraźne zaprzeczenie piątej zasady przytoczonej powyżej. Zdaniem organu podatkowego świadczenia te nie są odrębnymi usługami, ale elementem pewnej całości będącej jednym świadczeniem - usługą najmu. W związku z tym, że świadczenie usługi najmu wraz ze świadczeniami dodatkowymi jest jedną usługą, do podstawy opodatkowania należy doliczyć również te świadczenia oraz zastosować jednolitą stawkę podatku właściwą dla usługi najmu. Indywidualna interpretacja w rozważanej kwestii została już wydana wcześniej, niż z dniem 1 kwietnia 2011. W przytoczonej poniżej opinii organów podatkowych, z dnia 13 stycznia 2011, czytamy: "(…) jeżeli umowy usługi telekomunikacyjnej czy dostawy wody, odprowadzania ścieków nie są zawierane bezpośrednio przez najemcę z dostawcą, tylko wynajmujący (Spółka) zawarł ww. umowy, wówczas kwoty należne z tych świadczeń pozostają w bezpośrednim związku z przedmiotem umów najmu, stanowiąc część świadczonej usługi zasadniczej. Świadczenia dodatkowe (pomocnicze) są bowiem ściśle związane z usługą najmu i mają w stosunku do nich charakter poboczny (uzupełniający). Świadczenie z tytułu dostawy energii elektrycznej, cieplnej, wody i odprowadzania ścieków nie stanowi odrębnej usługi, ale jest elementem pewnej całości, stanowiącej jedno świadczenie - usługę najmu. W związku z tym świadczenie usługi najmu wraz ze ww. świadczeniami dodatkowymi stanowi jedną usługę, do podstawy opodatkowania której należy doliczyć również koszty usługi doradczej związanej z przedmiotem najmu, doprowadzenia wody i odprowadzenia ścieków oraz zastosować jednolite zasady opodatkowania, właściwe dla usługi zasadniczej (tj. usługi najmu). (…)"

Inaczej powyższą sprawę rozpatruje NSA. Jego stanowisko było dla podatnika bardziej przychylne. Uznał, iż ogólnie przyjęte zasady refakturowania mogą być zastosowane również jeśli chodzi o przerzucenie kosztów mediów, jednak umowa najmu lokalu musi jasno wskazywać, że media będą regulowane odrębnie od czynszu. W ten sposób mamy do czynienia z dwoma typami usług zasadniczych, czyli usługą najmu lokalu i usługą refakturowania poniesionych kosztów zużycia mediów. Również inne stanowisko NSA w przedmiotowej sprawie wykazuje, że  opłaty eksploatacyjne z tytułu użytkowania lokalu powinny być ujmowane jako składniki czynszu najmu lokalu, chyba że umowa jasno wskazuje, że powyższe opłaty są regulowane w sposób odrębny od opłat za wynajem lokalu.