Ulepszenie środka trwałego a jego wartość początkowa

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, w przypadku gdy poniesione w roku podatkowym nakłady na przebudowę, rozbudowę, ulepszenie, rekonstrukcję czy modernizację środka trwałego nie przekroczą wartości 3 500,00 złotych, wartość ulepszenia można odnieść bezpośrednio w koszty w momencie ich poniesienia. Nadwyżka ponad kwotę wymienioną, powinna najpierw powiększyć wartość środka trwałego i od zaktualizowanej kwoty powinny być dokonywane odpisy amortyzacyjne. Podobna zasada ma zastosowanie do tych środków trwałych, które na moment poniesienia wydatków modernizacyjnych utraciły wartość i nie są amortyzowane. W przypadku poniesienia wydatków powyżej 3 500,00 złotych rocznie, należy ponownie aktywować je w ewidencji środków trwałych i dokonywać miesięcznych odpisów.

Wyjątek od tej reguły ma zastosowanie do środków transportowych, a dokładnie samochodów osobowych o wartości powyżej 20 000,00 euro na moment ich nabycia. Jakiekolwiek poczynione w późniejszym okresie nakłady, np. zakup klimatyzacji do samochodu czy instalacji gazowej traktowane są jako modernizacja, gdy da się dowieść, że wartość początkowa samochodu z tymi elementami byłaby wyższa w momencie zakupu samochodu, niż bez tych nakładów. Skoro już w momencie nabycia samochodu o wartości powyżej 20 000,00 euro, dokonano jego "korekty" do maksymalnej wartości jaka podatkowo może być uznana za koszt uzyskania przychodu, to również wszelkie inne poczynione wydatki modernizacyjne, również gdy samochód nie wykazuje żadnej wartości - nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu. Wydatki modernizacyjne bowiem tylko zwiększają wartość samochodu, od którego wyznaczono maksymalną kwotę możliwą do zamortyzowania w całym okresie jego użytkowania, jak również po jego upływie.

Zaprzestanie amortyzacji środka trwałego

Za podstawę zaprzestania amortyzacji środka trwałego uznaje się zakończenie działalności, likwidację czy sprzedaż przedsiębiorstwa. Amortyzacja zgodnie z zapisami Ustawy o Rachunkowości, następuje na skutek używania składnika przedsiębiorstwa, lub też wskutek upływu czasu. Istnieje więc taka możliwość, że środek trwały czasowo nieużytkowany w przedsiębiorstwie, nadal będzie amortyzowany. Odpisy takie stanowią koszt uzyskania przychodu. Prawo do dokonywania odpisów amortyzacyjnych nie jest uzależnione od uzyskiwana przychodów z tytułu eksploatacji środka trwałego. 

W przypadku, gdy składniki majątku przestają być wykorzystywane na skutek zakończenia działalności, konieczne jest zakończenie dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Niezamortyzowana wartość środka trwałego stanowi koszt uzyskania przychodu.

Ewidencja operacji związanych z wypłatą umowy zlecenia

Umowa zlecenie jest umową, której przedmiotem jest wykonanie określonej czynności odpłatnie lub nieodpłatnie. Jeśli z treści umowy nie wynika inaczej, to uregulowanie należności powinno nastąpić dopiero po wykonaniu przedmiotu umowy. Podstawą do zaksięgowania w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa stanowi umowa wraz z wystawionym do niej rachunkiem. Istnieją dwie możliwości co do momentu zaksięgowania umowy w księgach rachunkowych. Umowa może zostać zaksięgowana albo w miesiącu którego ona dotyczy, albo dopiero w miesiącu, w którym należność wobec zleceniobiorcy zostanie uregulowana.

Co do zasady, ewidencja zdarzeń z tytułu umowy zlecenia najczęściej będzie dekretowana na koncie "Wynagrodzenia" (układ rodzajowy) lub na podobnym koncie przynależącym do układu funkcjonalnego. Wszelkie składki ubezpieczonego są rejestrowane na koncie "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia". 

Są jednak sytuacje, gdy kwota netto wynikająca z umowy zlecenia nie będzie ewidencjonowana na koncie kosztów. W przypadku, gdy zawarliśmy umowę zlecenie w celu ulepszenia środka trwałego, kwota netto zostanie zaksięgowana na koncie "Środki trwałe w budowie". Również, gdy umowa zlecenia dotyczy na przykład usuwania zniszczeń po huraganie - wartość umowy zostanie zadekretowana na koncie "Straty nadzwyczajne".

Poniżej zaprezentowano przykładowe operacje dotyczące realizacji zawartej umowy zlecenia. 

1 - Lista płac dotycząca umowy zlecenia 

a) wynagrodzenie brutto z tytułu umowy zlecenia - 2 000.00 zł

b) składki społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe) - 274.20 zł

c) składka na ubezpieczenie zdrowotne - 155.32 zł

d) podatek do Urzędu Skarbowego - 115.00 zł

2 - Wypłata wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia - 1455.48 zł

3 - Zapłata zobowiązań wobec ZUS i US 

 

Ewidencja kaucji z tytułu najmu

Termin kaucja nie został zdefiniowany w przepisach podatkowych. Definicja słownikowa kaucji wskazuje, że jest nią suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania. Może zostac zaliczona na poczet zobowiązania, zwrócona po upływie okresu wynajmu lub stanowić odszkodowanie w razie nie wywiązania się z zapisów umowy. 

Pod względem podatku dochodowego, pobranie kaucji przez wynajmującego najczęściej jest podatkowo neutralne. Dzieje się tak w przypadku pobrania kaucji w momencie wynajmu oraz zwrotu tej kaucji po upływie okresu umowy. W tym przypadku kaucja traktowana jest jako zobowiązanie wobec najemcy. Jednak w przypadku, gdy kaucja zostanie zaliczona na poczet płatności za najem lub jako rekompensatę za zniszczenia w lokalu - kaucja dla wynajmującego stanie się przychodem podatkowym. Dla najemcy natomiast będzie kosztem uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy wykorzystanie tej kaucji nie było konsekwencją niedbalstwa lub innych nieracjonalnych działań najemcy. 

W świetle podatku VAT, w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług, kaucja nie wpływa na powstanie zobowiązania z tego tytułu. Nawet potraktowanie kaucji jako odszkodowanie nie stanowi podstawy do naliczenia podatku VAT z tego tytułu. 

Ewidencja księgowa  

Przypadek I: Zwrot kaucji po zakończeniu okresu wynajmu (ewidencja w księgach najemcy)

Przypadek II : Ewidencja kaucji u wynajmującego wraz z jej zakwalifikowaniem jako odszkodowanie 

 Przypadek III: Rozliczenie kaucji na poczet czynszu w księgach najemcy 

 Przypadek IV:  Rozliczenie kaucji na poczet czynszu w księgach wynajmującego 

Likwidacja majątku firmowego

Przedsiębiorca do wykonywanej przez siebie działalności gospodarczej nabywa różnego rodzaju środki trwałe czy wyposażenie. Tego rodzaju zakupy wymagają szczególnego ujęcia, zarówno księgowego jak i podatkowego. Należy przede wszystkim mieć na uwadze konieczność dokonywania amortyzacji od środków, których wartość przekracza kwotę 3 500,00 złotych lub których okres użytkowania przekroczy rok. Wystarczy więc, że zakupiony środek trwały za kwotę 2 000,00 złotych będzie wykorzystywany w firmie przez ponad rok, aby zaistniała konieczność jego amortyzacji. Jednak zdarza się również, że wspomniane aktywa stracą całkowicie na wartości na wskutek zniszczenia, zostaną sprzedane lub przekazane do majątku prywatnego właściciela. O czym należy pamiętać w takim wypadku, oraz co z amortyzacją, która czasem nie została w całości wykorzystana ?

W każdym przypadku, powód likwidacji powinien zostać udokumentowany za pomocą protokołu likwidacji. Dokument ten powinien zawierać:

•  datę likwidacji,

•  przyczynę likwidacji,

• określenie składnika majątku, którego dotyczy likwidacja,

• podpis osoby sporządzającej protokół

Przekazanie majątku na potrzeby prywatne

Zarówno wyposażenia jak i środek trwały może zostać przekazany na potrzeby prywatne właściciela, tym samym wyksięgowany z ewidencji majątkowej przedsiębiorstwa. Operacja przekazania majątku na potrzeby prywatne nie jest opodatkowania podatkiem dochodowym, jednak z zastrzeżeniem, że nabyty dla celów prywatnych składnik majątkowy nie zostanie zbyty ciągu 6 lat liczonych od końca miesiąca w którym to nastąpiło.  Co z podatkiem VAT? Jeśli przedsiębiorcy w momencie zakupu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego, w momencie przekazania konieczne jest doliczenie do wartości również VAT i zapłacenie jego wartości do Urzędu Skarbowego.Zdarza się czasem, że przekazywany na własne potrzeby składnik nie uległ całkowitej amortyzacji. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazują , że niezamortyzowana wartość środka trwałego jest kosztem uzyskania przychodu w  przypadkach sprzedaży środka trwałego oraz jego likwidacji. Tak więc nie ma możliwości, aby przedsiębiorca zaksięgował wartość niezamortyzowanego majątku przekazanego na potrzeby własne w koszty spółki. Amortyzacja niewykorzystana w takim przypadku przepada.  

Sprzedaż i likwidacja majątku firmowego

Dokonanie takiej operacji jest przychodem dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych/prawnych oraz ( jeśli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT) również opodatkowane VAT należnym z tytułu sprzedaży.

Likwidacja środków trwałych nie jest opodatkowana podatkiem VAT. Jednak żeby nie było wątpliwości w przypadku kontroli z urzędu skarbowego, trzeba posiadać dokument przekazania z punktu skupu złomu lub przyjmującego zużyty sprzęt.

W obu powyższych przypadkach ( sprzedaży bądź likwidacji ) wartość niezamortyzowanego składnika przedsiębiorstwa może stanowić dla spółki koszt uzyskania przychodu. W przypadku likwidacji samochodów wartość nierozliczonej amortyzacji jest kosztem uzyskania przychodu tylko, gdy samochody są objęte dobrowolnym ubezpieczeniem. Innymi słowy, aby ta część amortyzacji stanowiła koszt uzyskania przychodu, samochód musi posiadać ubezpieczenie AC. W przypadku innych rodzajów środków trwałych nie ma konieczności spełnienia tego wymogu odnośnie ubezpieczenie AC. 

VAT elastyczny?

W ostatnich miesiącach coraz głośniej mówi się o proponowanych przez rząd zmianach, które doprowadzą do stworzenia m.in. optymalnej struktury podatku od towarów i usług. Byłaby ona stworzona z korzyścią dla podatnika, który zapłaty należności z wyświadczonej przez siebie usługi na rzecz innego podmiotu nie otrzymał. 9 października zostały przyjęte założenia do projektu ustawy o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce. Należy jednak pamiętać, że wszystkie składane obietnice nie mogą podważać ustaleń chociażby unijnych aktów prawnych, tak więc muszą być zgodne z Dyrektywą Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Wśród postanowień tej dyrektywy znajdziemy zapis, że "...z wyjątkiem kilku ściśle określonych przypadków, zdarzenie powodujące powstanie obowiązku podatkowego ma miejsce, a podatek staje się wymagalny w momencie dostarczenia towarów lub wykonania usług.", oraz " od 1 stycznia 2013 r., kiedy dyrektywa 2010/45/UE wchodzi w życie, VAT będzie wymagalny z chwilą wystawienia faktury lub, jeżeli przed tym dniem nie wystawiono faktury, z upływem terminu, o którym mowa w art. 222 tej dyrektywy". Taki zapis jest obecnie powszechnie stosowany w praktyce, gdyż podatek VAT jest rozliczany zasadą memoriałową. Co to znaczy? Niezależnie od tego, czy zapłata za wykonaną usługę zostanie uiszczona czy nie, podatek jest płacony na podstawie wystawionej przez kontrahenta faktury VAT. Powoduje to nierzadko duże kłopoty z płynnością dla spółek, które na zapłatę za usługę / towar muszą czekać zbyt długo, lub chociażby gdy termin zapłaty za usługę następuje po terminie zapłaty podatku od towarów i usług w ramach którego kwota podatku należnego z owej faktury została uwzględniona. Jednak istnieją drobne odstępstwa od reguły, gdyż pojawia się również definicja "małego podatnika", który do rozliczania się z podatku od towarów i usług stosuje metodę kasową. "Małym" podatnikiem jest podmiot, u którego dokonana sprzedaż wraz z podatkiem należnym nie przekroczyła w roku ubiegłym równowartości w złotych polskich kwoty 1 200 00 euro. Dogodność dla takich podatników polega na tym, że mogą oni dokonać zapłaty podatku należnego dopiero w momencie otrzymania całości lub części należności, ale jeśli zapłata za wykonaną usługę nie nastąpi, i tak muszą rozliczyć się z podatku należnego do 90 dnia od wydania kontrahentowi towaru/ wykonania usługi. Równocześnie są niejako pokrzywdzeni, gdyż odliczenia od podatku z tytułu faktur zakupowych mogą dokonywać w cyklach kwartalnych.

Na czym ma polegać więc udogodnienie planowane przez rząd? Kwestie te są dopiero w fazie projektów, natomiast domniemuje się, że skoro rząd nie mając prawnych możliwości działania sprzecznego z narzuconą dyrektywą unijną metodą memoriałową rozliczania podatku, planuje jedynie rozszerzyć limit obrotów w ramach dokonanej sprzedaży, tak aby większa liczba podmiotów zyskała status "małego" podatnika. Mówi się też, że zmiana mogłaby również dotyczyć kwestii 90 dni będących limitem braku konieczności regulowania podatku od niezapłaconej faktury. Jednocześnie brak obowiązku zapłaty podatku po stronie przedsiębiorcy powiązany będzie z ograniczeniem prawa do odliczania podatku przez dłużnika. W ocenie rządu takie rozwiązania m.in. przyczynią się do ograniczenia zatorów płatniczych poprzez ograniczenie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków, których dłużnik faktycznie nie poniósł.

Co ciekawe, już założenia III ustawy deregulacyjnej z dnia 14.06.2012 wskazywały podobne postulaty, z tą różnicą, że zakres planowanych w III u. deregulacyjnej zmian jest na razie znacznie szerszy. Ustawa ta zakłada  objęcie większej grupy przedsiębiorców statusem "małego" podatnika - poprzez podniesienie limitu rocznych obrotów do 2 mln euro. Dodatkowo zakłada się skrócenie terminu zwrotu podatku przez Urzędy Skarbowe maksymalnie do 30 dni, skrócenie terminu uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności ze 180 do 90 dni, zwolnienie pracowników z podatku dochodowego z tytułu świadczenia dowozu do zakładu pracy na koszt pracodawcy, uproszczenie zasad rozliczenia najmu ( problem poruszony w poprzednim poście), podniesienie maksymalnej wartości składnika z 3500 zł, do 6000 zł nie powodującej konieczności dokonywania amortyzacji,  likwidację obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Refakturowanie mediów

Ubiegłoroczna nowelizacja ustawy o VAT, obowiązująca od 1 kwietnia 2011 roku, spowodowała spore zamieszanie odnośnie zasad refakturowania. W praktyce refakturą nazywa się dokument, za pomocą którego osoba zbywająca towar lub usługę dokumentuje transakcję przeniesienia kosztu pobocznego w całości na nabywcę własnego towaru lub usługi, bez doliczania marży lub innych kosztów w związku z tym świadczeniem pobocznym. Ogólne zasady dotyczące refakturowania nakazują stosowanie się do 5 reguł. Pierwszą z nich jest zasada refakturowania przez przedsiębiorstwo wyłącznie usług , co wyklucza możliwość refakturowania dostawy towarów. W przypadku, gdy dokonuje się dostawy towaru w ten sposób, że zostaje on wydany bezpośrednio docelowemu nabywcy (do rąk własnych), taka sprzedaż nie jest refakturowana, a jest traktowana przez każdy podmiot świadczący tą usługę jako sprzedaż kolejnemu podmiotowi. Zasada druga jest taka, że z refakturowanych usług nie korzysta podmiot - to znaczy dana usługa musi byc w całości świadczona na kontrahenta, któremu refaktura zostaje wystawiona. Nie może zaistnieć taka sytuacja, że podatnik refakturowane usługi wykorzystuje do prowadzonej przez siebie działalności. Zasada trzecia nie jest obowiązkiem wynikającym wprost z przepisów - jednak dobrze, gdy między podmiotami zawarta jest umowa o możliwości refakturowania przez podatnika usług w określonym zakresie. Zasada czwarta stanowi, że refakturowanie usług odbywa się po niezmienionej cenie, to znaczy bez doliczania marży - jednakże coraz częściej spotyka się indywidualne interpretacje podatkowe przyznające słusznośc refakturowania poniesionych kosztów oraz dodatkowo uwzględniające naliczoną przez przedsiębiorstwo marżę. Zasada piąta dotyczy stawki VAT na refakturze - powinna pozostać w takiej wysokości, jaka widniała na fakturze pierwotnej. Refaktura powinna zawierać te same wartości, co faktura pierwotna. W konsekwencji w każdym przypadku przy refakturowaniu należy stosować taką samą stawkę VAT, jaka widnieje w fakturze pierwotnej.

Wspomniana na wstępie nowelizacja ustawy o VAT spowodowała sporą zmianę, jeśli chodzi o stanowisko organów podatkowych w zakresie refakturowania mediów na najemców lokali. Zgodnie z regulacją każdy koszt związany z dostawą towarów lub świadczeniem usług powinie być włączony do podstawy opodatkowania. Chodzi przede wszystkim o to, że wartość świadczeń takich jak media wykazuje się jako usługę przynależną do świadczenia zasadniczego, a nie jako świadczenie oddzielne. Zgodnie z obowiązującym prawodawstwem, koszty eksploatacji lokalu przerzucane na wynajmującego stanowią nadal zobowiązania z tytułu szeroko rozumianej umowy najmu lokalu. A więc, gdy właściciel lokalu chciałby refakturowac na najemcę koszt zużycia wody, opodatkowany stawką 8%, to refaktura kosztów wody będzie opodatkowana stawką właściwą dla najmu lokalu, a więc na przykład 23%. Jest to więc wyraźne zaprzeczenie piątej zasady przytoczonej powyżej. Zdaniem organu podatkowego świadczenia te nie są odrębnymi usługami, ale elementem pewnej całości będącej jednym świadczeniem - usługą najmu. W związku z tym, że świadczenie usługi najmu wraz ze świadczeniami dodatkowymi jest jedną usługą, do podstawy opodatkowania należy doliczyć również te świadczenia oraz zastosować jednolitą stawkę podatku właściwą dla usługi najmu. Indywidualna interpretacja w rozważanej kwestii została już wydana wcześniej, niż z dniem 1 kwietnia 2011. W przytoczonej poniżej opinii organów podatkowych, z dnia 13 stycznia 2011, czytamy: "(…) jeżeli umowy usługi telekomunikacyjnej czy dostawy wody, odprowadzania ścieków nie są zawierane bezpośrednio przez najemcę z dostawcą, tylko wynajmujący (Spółka) zawarł ww. umowy, wówczas kwoty należne z tych świadczeń pozostają w bezpośrednim związku z przedmiotem umów najmu, stanowiąc część świadczonej usługi zasadniczej. Świadczenia dodatkowe (pomocnicze) są bowiem ściśle związane z usługą najmu i mają w stosunku do nich charakter poboczny (uzupełniający). Świadczenie z tytułu dostawy energii elektrycznej, cieplnej, wody i odprowadzania ścieków nie stanowi odrębnej usługi, ale jest elementem pewnej całości, stanowiącej jedno świadczenie - usługę najmu. W związku z tym świadczenie usługi najmu wraz ze ww. świadczeniami dodatkowymi stanowi jedną usługę, do podstawy opodatkowania której należy doliczyć również koszty usługi doradczej związanej z przedmiotem najmu, doprowadzenia wody i odprowadzenia ścieków oraz zastosować jednolite zasady opodatkowania, właściwe dla usługi zasadniczej (tj. usługi najmu). (…)"

Inaczej powyższą sprawę rozpatruje NSA. Jego stanowisko było dla podatnika bardziej przychylne. Uznał, iż ogólnie przyjęte zasady refakturowania mogą być zastosowane również jeśli chodzi o przerzucenie kosztów mediów, jednak umowa najmu lokalu musi jasno wskazywać, że media będą regulowane odrębnie od czynszu. W ten sposób mamy do czynienia z dwoma typami usług zasadniczych, czyli usługą najmu lokalu i usługą refakturowania poniesionych kosztów zużycia mediów. Również inne stanowisko NSA w przedmiotowej sprawie wykazuje, że  opłaty eksploatacyjne z tytułu użytkowania lokalu powinny być ujmowane jako składniki czynszu najmu lokalu, chyba że umowa jasno wskazuje, że powyższe opłaty są regulowane w sposób odrębny od opłat za wynajem lokalu.