Sama podróż służbowa nie jest traktowana jako czas wykonywania pracy - jeśli jednak odbywa się ona w godzinach normalnego czasu pracy ( przypuśćmy od godz. 7 do godz. 15) to pracownikowi z tego tytułu przysługuje wynagrodzenie takie, jakby praca była świadczona. Jeśli jednak podróż służbowa odbywa się poza obowiązującym pracownika czasem pracy ( na przykład w godzinach 19 - 20 ) , czas tej podróży jest traktowany jako czas prywatny. Pracownik nie ma prawa do kompensaty również w przypadku, gdy podróż służbowa odbywa się w niedzielę.
Inaczej natomiast traktowane jest faktyczne wykonywanie pracy w czasie podróży służbowej. Jeśli odbywa się ona w godzinach ponadnormatywnych - pracownikowi z tego tytułu przysługuje wynagrodzenie za przepracowanie godzin nadliczbowych. Obowiązkiem pracownika jest jednak udowodnienie, że w trakcie odbywanie podróży świadczył pracę ponad obowiązujący go na przykład dzienny wymiar czasu pracy wynoszący 8 godzin.
Z tytułu odbywania podróży służbowej pracownikowi przysługują zwrot poniesionych wydatków i diety.
Za dietę uznaje się pieniężny ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia. Obecnie wysokość diety wynosi 23 zł za dobę. Jeśli pracownikowi zapewniono jednak całodobowe wyżywienie lub gdy wykonuje pracę w miejscu zamieszkania - dieta nie przysługuje. W przypadku podróży służbowej diety przyznaje się w następującej wysokości: jeśli podróż trwa nie dłużej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje. W przypadku trwania podróży do 12 godzin przysługuje połowa diety, powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Jeśli natomiast podróż służbowa trwa dłużej niż dobę - to z reguły za każdą kolejną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Wyjątkiem jest, gdy podróż służbowa trwa nie dłużej niż 8 godzin kolejnej rozpoczętej doby - wtedy należy się jedynie połowa diety.
Za poniesione z tytułu odbywania podróży służbowej wydatki uznaje się: przejazd do miejscowości stanowiącej cel podróży i z powrotem, dojazd środkami komunikacji miejskiej, koszty noclegów oraz inne wydatki określone przez pracodawcę. W przypadku, gdy podróż służbowa odbywa się środkami komunikacji miejskiej - pracownikowi przysługuje za każdą rozpoczętą dobę podróży ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu w wysokości 20% obowiązującej diety. Ryczałt powyższy nie przysługuje, gdy pracodawca wyraził zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdu komunikacją miejską.
Podróż służbowa odbywać się może również przy wykorzystaniu pojazdu prywatnego - wtedy konieczne jest spisanie umowy o korzystaniu przez pracownika z samochodu prywatnego do celów służbowych, a podstawą zwrotu kosztów będzie ewidencja przebiegu pojazdu wynikająca z iloczynu ilości faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.
Zwrot kosztów za nocleg na terenie kraju może odbywać się w wysokości faktycznie poniesionej i nie jest limitowany - konieczne jest przedłożenie rachunku. Innym sposobem jest wypłacanie ryczałtu w wysokości 150% diety wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin - pomiędzy godz. 21 a 7.
Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej nie odbywa się w taki sam sposób jak w przypadku podróży krajowej. Przede wszystkim czas pobytu za granicą zaczyna liczyć się w przypadku podróży komunikacją lądową w chwili przekroczenia granicy polskiej, w przypadku podróży lotniczej - od momentu startu z ostatniego lotniska krajowego. Inaczej również rozpatruje się wysokość diet. Jeśli podróż służbowa trwa ponad dobę - to za każdą kolejną rozpoczętą dobę trwająca więcej niż 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości ( gdy kolejna doba nie przekracza 8 godzin - przysługuje połowa diety). Natomiast jeśli podróż trwa jedną dobę i nie dłużej niż 8 godzin to przysługuje 1/3 diety, do 12 godzin - połowa diety, powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Wysokość diet zagranicznych liczona jest w wysokości podanej dla kraju do którego podróż ma się odbywać. Jeśli na przykład docelowym punktem jest Francja, to z chwilą przekroczenia granicy polskiej liczony jest czas pobytu za granicą aż do momentu ponownego przekroczenia granicy polskiej. Mimo, że pracownik odbył podróż przez kilka krajów, to i tak wysokość diety jest obliczana według kraju docelowego, w tym przypadku Francji. Jeśli pracownik za granicą ma zapewnione całodobowe wyżywienie, i tak należy mu się zwrot w wysokości 25% diety. Jeśli jednak ma zapewnione wyżywienie częściowe, to na pokrycie kosztów śniadania należy się 15% diety, obiadu lub kolacji - po 30%, na inne wydatki - 25%. Zwrot kosztów noclegu, podobnie jak w Polsce, może odbywać się w postaci zwrotu kosztów faktycznie poniesionych (do wysokości obowiązującego w danym kraju limitu) lub w postaci ryczałtu - 25% limit określonego dla danego kraju. Zwrot kosztów przejazdów odbywa się na takich samych zasadach jak określone dla podróży krajowej, to znaczy albo w postaci zwrotu kosztów faktycznie poniesionych i udokumentowanych lub w postaci ryczałtu - za każdą rozpoczętą dobę w podróży przysługuje 10% diety. W zakresie innych kosztów poniesionych w trakcie odbywania podróży służbowej zagranicznej - wymienić należy zwrot udokumentowanych kosztów leczenia i zakupu leków za granicą.
Tym, co różni kwestie rozliczania podróży służbowej krajowej a zagranicznej, jest kwestia przekazania pracownikowi środków na pokrycie wymienionych kosztów. W przypadku podróży krajowej, nie ma obowiązku wypłaty pracownikowi zaliczki. Natomiast dla celów podróży służbowej zagranicznej pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi zaliczkę. Może być ona wypłacona w walucie polskiej, a pracownik ma obowiązek rozliczyć się z poniesionych kosztów w przeciągu 14 dni od zakończenia podróży służbowej. Pracownik może rozliczyć się z pobranej zaliczki w dowolnej walucie.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz